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高校学生学籍档案管理探索

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摘要:高校学生学籍档案管理作为为保障国家经济社会发展保持活力提供高素质人才的保障环节之一,在培养人才的过程中起到了举足轻重的作用。因此,高校学生学籍管理工作的规范化建设、综合保障体系的建立等对于学生的科学发展、学校自身管理工作的提高,乃至对国家的持续繁荣昌盛都具有重要意义。学校应当对管理工作提高认知,努力做好学籍档案管理工作,为时代和社会的进步作出一份贡献。
【关键词】
  • 高校学生 学籍档案 档案管理

教学管理和高素质人才的培育是高校学生学籍档案管理的主要任务。为了提高民众的受教育水平,20世纪末,我国实行了高校扩招政策,近几年,每年高校的招生规模均达到700万以上,在校的全日制专科生、本科生以及研究生的规模合计已超过3000万人,这使得高校学生学籍档案管理面临的巨大的挑战。但为了学生的科学化发展、克服困难而繁重的工作以便高校学生学籍档案管理工作的正常开展,以及为利用者提供更有查阅价值的学籍档案,高校学生学籍档案管理工作的水准与效率必须急不可待地提升到更高层次。

一、高校学生学籍档案管理的含义与特点

(一)学籍档案管理的含义

虽然在之前的学籍管理的过程中。我国的教育学术界,并没有对高校学生的学籍管理进行理论上的分析与研究,在学籍管理的理论研究方面,暂时确实处于空白阶段。但是,教育部门及各大高校在实践中,也摸索出了一条适合我国当下高校学籍管理的模式,教育主管部门更在1994年以文件的形式颁布了《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》。在该规范中,将学生的所有档案,粗浅的分为静态学籍档案和动态学籍档案。其中静态学籍档案,主要包括学生的一些正常的信息,比如说入学登记、入学体检报告、学生成绩单等等不变的,相对稳定的学生信息。而动态的学籍管理则有所不同,它主要指的是学生的一些可变的情况,比如说,在学期间收到了奖励、因为某些原因得到的处分,或者说因为某种不可抗因素所产生的休学、退学等情况。以上这些,就是当下我国对于高校学籍的一种最为简单和最为常见的分类,用于高校学生的科学管理。

(二)学籍档案管理的特点

我国高校当下的学籍管理,主要有以下三方面的特点:互动性、效率性以及表率性。第一,互动性。学籍管理不是简单的管理,而是通过管理来服务学生,让教育与就业等实现有效地衔接,这就导致了学籍管理并不是单方面的,而是一个互动的过程。第二,效率性。学籍管理设立的初衷,是为了加强高校学生的管理,面对数量众多的在校生,千差万别的学籍差异,如果没有有效地管理流程,将导致我国的高校学籍一片混乱,难以起到良好的效果。为此,提倡简单、实用、高效的学籍档案管理便应运而生。第三,表率性。学校是一个人成长的第一阶段,在这个过程中,我们每个人不仅仅学到书本知识,对一个人的为人处世之道和人格的塑造有着深远的影响。所以,在对学生学籍档案的管理中,让学生学习严谨踏实的工作风格具有十分重要的意义。

二、高校学籍档案管理对于学生发展的指导意义

学籍档案的各项数据可以如实反映学生在高校中的各种情况,在学生参加工作以及未来的晋升过程中,通过一份详细的学籍档案,可以客观真实的反映某个人在学校期间的真实状况,对高校学生的科学发展的意义更大。

(一)学业开始之初,设定人才培养计划

凡事预则立,不立则废。为了让学生在大学期间有一个科学的发展路径,我们通常在学生入学之初,就为学生有针对性的设立了人才培养规划。宏观地从学校及学生科学发展等角度制定学生培养计划。高校教学教育部门可以在学生档案中结合具体专业及学生特点并以图表、计划书等方式帮助高校学生了解高校教学教育部门所设计的具有优良发展潜力的项目。对于学生不明确、不践行在校期间所应当完成的任务的情况,辅导员可以在开展新生入学教育课时对学生进行引导,使学生能够结合学校高素质人才培养的大体框架和个人意愿制定整个大学中学习和完善自身技能的个人发展计划,增强学生的方向感,使学生的四年大学生活得到更好地安排、学生可以更好地努力、更快地发展。这个阶段中里,高校学生要能够尽早切实地实现所制定的生活上和学习上的目标,必须认真学习了解必须修习的学分、专业、各项技能等学校所规定的各项要求,更要积极来搜集大量资料及准备课程,使自己的学籍档案得到充实。

(二)教学过程中引导学生的成长

大学四年中,第二和第三个学年是学生学习知识的关键时期,而学生学籍档案也成为了在这一阶段重要的自我检视工具和辅助工具。学生可以随时利用学生学籍档案调整自己的个人发展计划和安排短期目标。为使学生学籍档案更好地发挥指导学生发展的作用,高校也应当及时根据执行管理的过程中所得到的反馈信息,结合现实情况完善在学生学籍档案管理办法上的漏洞,不断修订细则,使其规范化、合理化。与此同时,学生资料和信息必须真实、准确、健全和完善,做好登载检查学生平时表现的工作,做到客观真实,不仅仅要将学生获奖获优情况进行记载,也要将学生受到的处分进行登记,还要详细准确地对学生道德品质给出评价,力求做到公平公正。此外,学校教学教育管理部门也要能够做到及时调整人才培养发展计划,灵活运用统计知识和统计分析的方法,对高校学生的各项心理健康,社会实践能力、道德品行情况作出分析,以便得出相关教育活动开展的必要性等。正因为如此,奠定高校学生的终生发展应该结合学籍档案管理工作,在第二、三学年这个重要阶段对学生的教育工作进行必要的调整。

(三)学业结束前帮助学生弥补不足

学生在校的最后阶段是第四学年,学籍档案在此时期彰显得极为重要。学生在这一高度利用学籍档案的阶段确定是否有某项或者几项技能的需要还未获得时,可以自查学籍档案,用于在毕业前的最后时间里进行补修。或者毕业后的择业、应聘可以参照整理汇总的学籍档案资料。学校教育教学管理部门也应重视毕业生实习档案管理工作,实习是大学的最后一个阶段,也是学生从学校走向社会的第一站,实习期间的表现,可以良好的反映一个学生的职业态度,是企事业单位录用人才的重要依据。而学生的姓名、性别、年龄、籍贯、学号、成绩记载、转专业、升留级、休学、转学、退学、试读、舞弊等异动情况的登记和处理都是学籍档案的主要内容。另外,学校可以依据这些有效数据提高工作效率、质量,各个学校在发展的过程中,都会出现自己独有的问题,而这些数据,则为学校的改进提供了最为客观的凭证。

(四)毕业后信息资源的有效利用

近年来,我国对社会信用越来越重视,学生的学籍档案,是学生在校期间的唯一的记载。学生在校期间的学籍档案经常被用来作为对学生的一项考核依据,比如说考取公务员、考取研究生以及出国留学等等。这使得高校学生学籍档案利用率不断提升,因此,学籍档案管理服务的热度不断增加,档案工作也受到了多方面的深切关注。

三、高校学生学籍档案管理现状与面临的问题

(一)对学籍档案管理认知缺失

高校的扩招使得学生人数和师资队伍也相应不断增长、壮大。然而,庞大的师生队伍对学籍档案管理的认知却仍然停留不前,困难而繁重的工作给高校学生学籍档案管理带来了巨大的挑战。绝大多数学生作为被动的管理对象,学籍管理过程中存在的问题只有毕业将近时才会被自己发现,此认知的缺失对求职造成了严重影响。而部分教师一样没有一个对学籍档案管理的正确、充分的认识,职责的相互推让,对于学籍档案管理工作的马马虎虎、粗制滥造以及不上报、不处理学生违纪行为的部分情况,导致了执行相关管理制度时的粗心大意、偷工减料。另外,学籍档案管理人员水平对相关管理工作的运转有直接影响,现阶段,缺乏专职人员的问题依然存在于学籍档案管理队伍中,专职人员基本由教师兼任,缺少管理认知。有的院校由于片面注重师资力量建设,或者本身学籍档案管理人员文化程度低,难以形成档案管理专职人员的体系和机制。部分专业管理人员业务素质的参差不齐,也导致了整体教学质量的低下和教学秩序混乱。学生个人毕业后,对自己学籍档案的不重视、和学校缺乏联系等情况,也会导致发生档案丢失损坏等现象。

(二)学籍档案管理制度有待健全

我国高校学生管理缺乏指导性文件,依赖相关部门制定的《普通高等学校学生管理规定》等规范性文件对学生进行管理,各高校制定的相应管理细则管理内容不全面。模糊的学生学籍管理目标、任务和范围规定造成了管理缺乏规范化建设、信息资料无法真实而全面地反映学生状况的问题。

(三)学籍档案利用率不高

目前阶段,大多数高等院校在教务管理数据系统的开发上投入大量资金和人力,使信息量得到了大幅扩展,达到了之前所未有的管理工作效益。但是很大部分教务管理系统只录入了基本信息和学生学籍管理的初级资料,这些初级信息资料无法对学生在校期间的真实表现和学习、生活情况进行反映,而在学生毕业论文、设计、社会实践等教学形式的评价中往往以结论性评价代替了对过程的真实客观的科学性评价,这反映出学籍档案管理网络化水平的仍然需要提升。另外,高校收、管、用的原始基础模式,决定了高校在学籍档案管理工作中无法充分得当地利用当前现有的学籍档案信息资源,高校学籍档案在学校建设发展中和学校的教学工作中也就不能很好地在体现服务价值和指导的实际作用。大多数学术评估机构、国内外各高校、毕业生用人单位等机构学籍档案的利用中,高校学籍档案也并不能真正发挥其应有的价值,而只是用于简单核查学生的毕业证、学位证以及在校期间的奖惩情况。

四、针对高校学生学籍档案管理问题的策略

(一)学校领导应当对学生学籍档案管理工作有一个高度认识

对于学校的考核,我们通常只是对其教学效果进行考评,对于学生的就业质量进行考评,但是对于学籍档案管理通常置于较为偏远的位置,所以学校的领导干部,要转变工作作风,扭转思想认识,在狠抓学生学习和生活的同时,加快学生学籍档案管理工作的规范化建设,使学籍档案管理工作的服务性质得到充分体现,确保其在培育高素质人才等方面发挥出重要作用。

(二)各责任主体担负落实职责

对于担负档案主管的部门,比如说学校的档案室,工作人员要从思想上认识到这项工作的重要性。学籍档案管理,不仅仅是学校加强对学生管理的有利抓手,同时也是学生未来求职、升学以及出国留学的重要考量。在学生学籍管理的过程中,要做到落实责任,责任到人的原则,真正让学生学籍档案管理产生应有的效用。工作过程中,时刻要以大局为重,注重宏观意识,舍小家为大家,以集体利益为重,坚定做好学籍档案管理工作的思想基础,不能仅仅依靠外在的物质条件来作为做好工作的保证。

(三)完善高校学籍档案管理的信息化体系

高校的学籍管理,是学校加强学生管理的信息基础,是学校了解学生成长的重要载体。对于高校的学籍档案管理学校要高度的重视,从人员配备着手,招聘具有档案管理专业素质的优秀人才,并且定期对学籍档案管理的人员进行培训,增强员工的业务能力。学校领导还要加强学籍档案管理的基础设施配备,按照国家的统一要求,为其配置扫描仪等专业的硬软件,定期对设备进行升级,保证该项工作的顺利开展。在学校的目标责任考核中,还要将学生的学籍管理作为一项重要的考核标准,从根源上促进高校学籍管理工作的顺利开展。

五、总结

综上,高校学生学籍档案管理作为为国家经济社会发展保持活力提供高素质人才的保障环节之一,在培养人才的过程中起到了举足轻重的作用。因此,高校学生学籍管理工作的规范化建设、综合保障体系的建立等对于学生的科学发展、学校自身管理工作的提高,乃至对国家的持续繁荣昌盛都具有重要意义。学校应当对管理工作提高认知,优化学籍管理专职队伍,努力做好学籍档案管理工作,使档案馆应有的价值能够充分发挥,为时代和社会的进步作出一份贡献。

【作者简介】郭婷(1982-),女,蒙古族,本科,助理馆员,研究方向为档案管理。

【参考文献】

[1]范天吉.高等院校学籍学历规范化管理实用手册[M].吉林:吉林电子出版社,2014.

[2]莫负春.读《普通高等学校学生管理规定》[J].教育发展研究,2015,7(13):26.

[3]孙荣平,刘树生.浅析高校学籍档案管理与完善[J].黑龙江教育,2015(3):24.

[4]傅银燕.高等院校二级学院学籍档案管理工作的思考[J].黑龙江档案,2014(2):88.

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